Pourquoi partir d’Excel
La plupart des petites entreprises gèrent leurs références, leurs prix et leurs descriptions dans Excel ou dans un export de leur logiciel de gestion. Refaire le catalogue à la main dans un outil de PAO prend du temps, et chaque changement de prix oblige à reprendre la mise en page. En générant le PDF directement depuis le fichier, la mise en page suit automatiquement : un produit en plus, un prix modifié, et le catalogue se régénère.
Étape 1 : préparer le fichier Excel
Une ligne par produit, une colonne par information. Les colonnes utiles pour un catalogue :
| Colonne | Exemple | Obligatoire ? |
|---|---|---|
| Référence | P001 | Conseillée (sert à retrouver la photo) |
| Nom du produit | Lampe en bois | Oui |
| Description | Pied en chêne huilé, abat-jour en lin. | Non |
| Prix | 29,90 | Non |
| Catégorie | Luminaires | Non |
| Image | P001.jpg | Non |
Quelques règles qui évitent la plupart des erreurs :
- Une seule ligne de titres, juste au-dessus des produits. Les lignes de titre ou de date au-dessus du tableau sont tolérées : FolioPrix détecte la ligne d’en-tête.
- Pas de cellules fusionnées dans le tableau des produits.
- Les prix en chiffres :
29,90ou29.90. Le symbole € est accepté mais inutile. - Une référence unique par produit. Les doublons sont signalés à l’import.
- Enregistrez au format
.xlsx. L’ancien format.xlsdoit être réenregistré.
Pour aller plus vite, partez du modèle Excel de catalogue produit gratuit : les colonnes sont déjà en place, avec un onglet d’explications.
Étape 2 : nommer les photos
La méthode la plus fiable consiste à nommer chaque photo avec la référence du produit : P001.jpg, P002.png… Si vos photos ont un autre nom, indiquez-le dans la colonne « Image » du fichier. Rassemblez ensuite toutes les photos dans un dossier et compressez-le en .zip(clic droit › Compresser sur Mac, ou Envoyer vers › Dossier compressé sur Windows).
À l’import, chaque photo est associée au bon produit sans tenir compte des majuscules ni de l’extension (P001.JPG fonctionne aussi). Les fichiers qui ne correspondent à aucun produit sont listés, et vous pouvez les attribuer à la main.
Côté qualité, une photo de 1 500 à 2 000 pixels de large suffit largement. FolioPrix réduit automatiquement les photos trop lourdes (1 400 pixels de côté au maximum), ce qui garde un PDF léger, facile à envoyer par email.
Étape 3 : choisir la mise en page
Trois modèles couvrent les usages les plus courants :
- Catalogue Galerie : plusieurs produits par page avec grandes photos. Le format « vitrine » pour une collection.
- Liste tarifaire : un tableau compact avec références et prix, éventuellement regroupé par catégorie. Voir créer une liste de prix PDF.
- Catalogue Premium : page de couverture avec logo et introduction, puis deux produits par page.
Vous choisissez aussi la couleur principale, l’orientation portrait ou paysage, la devise et les informations à afficher (références, descriptions, prix, catégories, photos).
Étape 4 : vérifier et exporter le PDF
L’aperçu affiche le PDF réel, celui qui sera téléchargé. Le document est au format A4, avec pagination automatique : un produit n’est jamais coupé entre deux pages, et les descriptions trop longues sont raccourcies proprement pour ne pas déborder. Les photos sont intégrées au fichier, qui s’ouvre donc partout, même hors connexion.
Mettre à jour le catalogue
Les catalogues restent enregistrés dans votre espace. Pour un changement ponctuel, modifiez le prix ou la photo directement dans l’éditeur. Pour une mise à jour complète, réimportez votre fichier en mode « Tout remplacer ». Puis téléchargez la nouvelle version.
Les limites à connaître
- Pendant la bêta : 100 produits par catalogue, 3 catalogues par compte.
- Le PDF est généré dans votre navigateur : sur un ordinateur ancien, un catalogue de 100 produits avec photos peut prendre quelques secondes.
- Format A4 uniquement pour l’instant.
Vous préférez partir d’un export de boutique en ligne ? Lisez créer un catalogue PDF depuis un export Shopify ou WooCommerce. Pour la méthode générale, du choix du lecteur à la diffusion, voyez comment créer un catalogue produit.